Hoe vergelijk je appels met peren?

As described in the Scrum Guide, a Scrum Product Owner is responsible for maximizing the value of the product resulting from the work of the Development Team. 

scrum.org

Het maximaliseren van waarde klinkt natuurlijk erg mooi maar blijkt in de praktijk toch vaak best complex te zijn. Veel Product Owners (PO’s) vragen dan ook aan mij hoe ze de totaal verschillende wensen van hun stakeholders met elkaar op waarde kunnen vergelijken.

Vooral in een omgeving met veel verschillende stakeholders kan dit best een behoorlijke uitdaging zijn. Vaak is het proces het belangrijkste. Vooral als de groepen stakeholders elkaar nog niet goed kennen. Door de waardebepaling samen te doorleven krijgen ze vaak meer begrip voor de complexiteit en ook voor elkaar. Er zijn verschillende methoden waarop je dit kunt bereiken, maar ik gebruik hiervoor meestal de WSJF (Weighted Shortest Job First) methode van het Scaled Agile Framework.

Klik op de afbeelding om een PDF versie te krijgen.

Mogelijk proces

De eerste keer proberen we alle stakeholders echt bij elkaar te krijgen. Ze hebben als huiswerk drie dingen te doen:
1) Bepaal welke wensen je van jezelf het belangrijkste vindt en wat is daarbinnen de prioriteit?
2) Bedenk per wens waarom dit belangrijk is op het gebiedt van Value, time criticality en risk reduction en/of opportunity enablement.
3) Bedenk per wens een (1 minuut) pitch.

We starten de sessie met een korte uitleg van wat de WSJF methode is en waarom deze kan helpen om te bepalen wat het snelste de meeste waarde levert. Ook geven we een korte toelichting op de onderdelen die de Cost of Delay bepalen. Vaak helpt het om hierbij aan te geven dat wanneer jouw wens geen directe ‘waarde’ levert omdat het een enabler is dit in dan vanzelf duidelijk wordt bij het onderdeel: opportunity enablement. Doordat er meerdere aspecten zijn aan de Cost of Delay krijg je een veel zuiverder beeld van de totale waarde.

Na de eerste toelichting begin ik meestal met het onderdeel waarde. Ik geef hier altijd eerst een korte toelichting op wat waarde allemaal kan zijn omdat hier vaak zeer uiteenlopende ideeën over zijn. Daarna vragen we per persoon om hun wens te pitchen. Als de groep al gewend is om te pokeren eindigt een pitch met een poker ronde. De onderlinge verschillen worden besproken en er wordt opnieuw gepokerd totdat de groep een consensus heeft.

Als een groep nog niet gewend is om te pokeren dan hang ik de wens op het bord en na de volgende pitch vraag ik de groep of ze die ‘waardevoller’ vinden dan diegene die al op het bord hing. Bij de volgende vraag ik waar die dan weer ten opzichte van de reeds opgehangen moet komen, enzovoort. Meestal heb je dan vrij snel een geprioriteerde lijst! Na de laatste wens ken je waardes toe aan de opgehangen wensen. Zodra hier consensus over is is de Value bepaald en heeft men geleerd om gezamenlijk een waarde te bepalen :). Over het algemeen een enorm tof resultaat.

Afhankelijk van de groep en de snelheid van het proces ga je hierna door met de Time Criticality en de Risk Reduction/Opportunity Enablement onderdelen. Het liefste direct in punten (en anders zoals hierboven beschreven). Mocht het niet meer lukken om dit in dezelfde sessie te doen, plan dan een vervolg sessie.

Na verloop van tijd is er meer vertrouwen van de stakeholders in de PO, het team en elkaar en is het niet altijd meer nodig om dergelijke sessies gezamenlijk te doen. Vaak kan je als PO dit dan al bij het bespreken van de wens direct met de stakeholder doen. Maar mocht het nuttig zijn kan je het natuurlijk blijven doen!

Rolverdeling

Als facilitator leg je het proces uit en zorg je dat de focus bewaard blijft. Soms moeten bepaalde discussies gewoon gebeuren. Als facilitator is het dus altijd even aanvoelen wanneer een interventie gewenst is. Sommige situaties zijn duidelijk: wanneer je wilt kijken naar de time-criticality en men telkens weer begint over de waarde is het belangrijk om de juiste focus te geven.

Als Product Owner kan je (zeker later) ook de facilitator rol hebben. Maar je hebt ook een inhoudelijke rol. Aan jou om door te vragen en eventueel te challengen.

Tip: Kwantificeer waarde

Niet iets om doorgaans direct mee te starten, maar je kunt de value ook nog kwantiferen door deze te splitsen. Zo heb ik als PO ooit de volgende onderverdeling gemaakt: omzetverhoging (tot 100k, tot 300k, tot 500k, tot 1m), bijdrage aan klanttevredenheid (geen, een beetje, veel, etc.), bijdrage aan medewerkertevredenheid (geen, een beetje, veel, etc.), kostenverlaging (tot 100k, tot 300k, tot 500k, tot 1m). Elke waardering krijgt wederom een numerieke waarde zodat hiermee gerekend kan worden. Reden voor deze verdeling was dat ik te zowel te maken had met marketeers die in omzetverhoging en retentie dachten maar ook met servicemedewerkers die zowel voor andere medewerkers een bijdrage leveren als aan kostenverlaging en/of klanttevredenheid. Door de value verder te kwantificeren kregen we een makkelijker en meer gedragen gesprek tussen deze verschillende stakeholders.

En nu… ga het eens proberen! Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen :).